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Los peligros de usar WhatsApp en el trabajo

Un grupo de WhatsApp resultó invaluable para Gillian Keegan después de que fue elegida miembro del parlamento para Chichester en las elecciones de junio en el Reino Unido. Al enviar un mensaje al grupo para mujeres políticas conservadoras con la alternativa gratuita a SMS en su teléfono privado, la Sra. Keegan pudo aprovechar la experiencia colectiva de sus nuevos pares, que incluye parlamentarios con más de 20 años de experiencia parlamentaria.

Con un golpe de su teléfono inteligente, encontró consejos sobre cómo lidiar con el abuso de las redes sociales, entrevistas con la prensa, administración de una circunscripción rural, cierres de correos, e incluso consejos de jardinería. Describiendo al grupo como una «Red de Mums para los políticos», la Sra. Keegan, quien anteriormente trabajó en finanzas, TI y manufactura, prefiere WhatsApp al correo electrónico: el tono es informal y de apoyo. Por el contrario, los correos electrónicos tienden a ser relacionados con los negocios y abrumadores. «Si te adentras en cosas [diversas], te distraes», dice ella. Es miembro de varios grupos políticos de WhatsApp y grupos para su oficina y familia.

Si bien los grupos informales de chat en el lugar de trabajo pueden ser informativos, también son riesgosos. Los empleados pueden verse intimidados, excluidos o sobrecargados. Cuando se usa de manera inapropiada, los servicios de mensajería podrían dañar la reputación de un empleador.

WhatsApp y otros son atractivos en parte debido al cifrado de extremo a extremo, lo que significa que solo el mensajero y el destinatario o grupo individual pueden ver mensajes de texto, fotos y videos. Otras aplicaciones, como Signal (utilizada por el denunciante Ed Snowden de la Agencia de Seguridad Nacional de los EE. UU.) Y Telegram, ofrecen servicios de mensajería cifrada. Según se informa, otro equipo de la Casa Blanca ha utilizado Confide, otro servicio.

Los peligros de usar WhatsApp en el trabajo

El cifrado es particularmente atractivo para quienes trabajan en el mundo político, como una forma de filtrar historias a la prensa y forjar camarillas conspirativas, así como la cuestión más prosaica de comunicar información comercial a los colegas. Pero los servicios de mensajería son populares más allá de la política y en todo tipo de lugares de trabajo.

Un estudio de los equipos quirúrgicos de emergencia que utilizaron WhatsApp encontró que los grupos de chat aplanaron la jerarquía, lo que permitió a los jóvenes estudiantes acceder a clínicos más experimentados, que brindaron apoyo y supervisión. Una investigación separada, publicada en el Journal of Information Technology Education, que estudió WhatsApp como una herramienta de comunicación entre profesores y estudiantes, encontró que la aplicación mejoraba las relaciones.

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Hay muchos beneficios, dice André Spicer, profesor de comportamiento organizacional en la Escuela de Negocios Cass en City, Universidad de Londres. «Hace que la comunicación sea menos costosa y más transparente». Sin embargo, podría abrumar a las personas al agregar otro flujo de información que los empleados deben verificar, borrando aún más la línea entre el hogar y la oficina.

Slack, una alternativa a los correos electrónicos, es alentado por muchos empleadores como una forma segura de comunicarse, y en el proceso se ha convertido en otro sistema de comunicación relacionado con el trabajo para monitorear.

Los límites son importantes. La Sra. Keegan dice que nunca enviaría mensajes de WhatsApp a su oficina durante el fin de semana, ya que «obligaría [al equipo] a responder. Como gerente, debes tener cuidado de cómo lo usas ”.

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La informalidad de dichos servicios de mensajería puede resultar más intrusiva que el correo electrónico. El marido de la Sra. Keegan, Michael Keegan, presidente de Fujitsu en el Reino Unido e Irlanda, la compañía japonesa de equipos y servicios de TI, adopta un enfoque diferente. «Nunca enviaría mensajes de WhatsApp al personal subalterno durante el fin de semana, pero podría hacerlo con un miembro del personal sénior».

Esa informalidad es una espada de doble filo. Como señalaron las escuelas, los maestros se enfrentaron con el «lenguaje y comportamiento groseros». Eso no se limita a los adolescentes, también es un problema con los trabajadores. Recientemente, el Chartered Institute of Personnel and Development, el cuerpo profesional de los gerentes de RRHH, preguntó a los profesionales sobre el impacto de los grupos de WhatsApp, tanto formales como aquellos preparados para el asesoramiento, la socialización y los chismes, en la cultura corporativa. El 26% de los encuestados pensaron que mejoraron el lugar de trabajo, alentando la colaboración y brindando una oportunidad de apoyo mutuo.

Otros eran pesimistas: el 40% creía que socavaban la cultura corporativa. Dijo un gerente de recursos humanos anónimo: “[Puede ser un gran beneficio para los empleados siempre y cuando [se use] por la razón correcta. Sin embargo, puede ser demasiado fácil para las personas actuar de manera inadecuada y violar las políticas sin darse cuenta del impacto de su comportamiento «.

Otro encuestado fue más contundente. “WhatsApp se usa principalmente para chismear y enojarse. Trabajo en una oficina donde los millennials permanecen allí todo el día en WhatsApp, se envían mensajes y se burlan como niños de la escuela ”. Y otro lo describió como una“ herramienta para el acoso escolar ”, utilizada para excluir a las personas de las bebidas después del trabajo, o dejar a sus colegas fuera de grupos.

David D’Souza, el jefe de compromiso y de Londres para CIPD, es optimista sobre WhatsApp, viéndolo como una extensión de la charla del enfriador de agua. «La gente siempre ha criticado a su empleador [y sus colegas], pero antes de que sucediera en el pub». La tecnología simplemente refleja la cultura corporativa, dice. «WhatsApp por sí solo no intimida a los colegas».

Sin embargo, los servicios de mensajería seguros e informales, como WhatsApp, atraen a los empleados para que realicen comentarios al texto de manera inmediata. A diferencia de las bebidas después del trabajo, hay un registro de una conversación que se puede pasar fácilmente a otras personas, por ejemplo, si se reenvían los mensajes. Mucho descansa en la confianza, dice la Sra. Keegan. «Usted está arrullado en una sensación de seguridad. Lo que sucede en la gira, la permanencia en la gira es el contrato implícito ”. Sin embargo, la información se puede filtrar por accidente en lugar de por intención, como fue el caso con el parlamentario laborista que accidentalmente envió un mensaje de burla al grupo equivocado.

Simon Kerr-Davis, abogado laboral de Linklaters, el bufete de abogados, señala que el uso de WhatsApp en un teléfono del trabajo ofrece un amplio margen para infringir las pautas del empleador al ofender al destinatario de un mensaje, daños a la reputación del empleador o divulgar información confidencial.

Con el tiempo, los trabajadores se han dado cuenta de los riesgos del correo electrónico y han cambiado la forma en que lo utilizan en el trabajo. Pero mientras que los empleados se acostumbran a los gustos de WhatsApp, piensan erróneamente que es una forma de comunicación temporal.

De manera similar, las personas están acostumbradas a saber que una computadora portátil de trabajo pertenece a su empleador, pero no necesariamente sienten que su teléfono lo haga. “Si el dispositivo es propiedad del empleador. . . entonces es completamente legítimo que el empleador controle el uso, siempre que se indique claramente al empleado que el empleador se reserva ese derecho «.

Las leyes difieren en todo el mundo: Alemania, por ejemplo, es considerada como la más restrictiva con respecto a la privacidad de los datos, y los empleadores tienen derechos limitados para monitorear y revisar los mensajes enviados por los empleados, incluso en un dispositivo de trabajo, dice el Sr. Kerr-Davis. En el Reino Unido, si un empleador tiene una política clara, puede «solicitar la devolución del dispositivo y acceder al contenido para investigar cualquier inquietud sobre el uso del dispositivo».

Para los empleados con WhatsApp en los teléfonos del trabajo, una buena regla, dice Carole Theriault, experta en comunicaciones de seguridad de la seguridad en Tick Tock Social, es pensar antes de usar dispositivos o aplicaciones de trabajo para uso personal. «Si desea mantener algo privado del trabajo, manténgalo completamente fuera de su radar y sus sistemas», aconseja.

 

Prohibición del banquero: navegar por zonas grises
En marzo, la Autoridad de Conducta Financiera, el regulador financiero del Reino Unido, impuso una multa a Christopher Niehaus, entonces banquero de Jefferies, por más de £ 37,000 por pasar información confidencial del cliente a un «conocido y amigo» en WhatsApp para «impresionar».

Muchos bancos, incluidos Goldman Sachs y Deutsche Bank, han prohibido WhatsApp y otras herramientas de comunicación en dispositivos móviles de trabajo.

Sin embargo, los teléfonos personales son un asunto completamente diferente. Como observa un ex banquero, hay áreas grises. Cuando un cliente también es tu amigo, y estás discutiendo asuntos fuera del trabajo por un minuto, no es raro que pases a una pregunta de trabajo en el mismo servicio de mensajería cuando surge el tema.

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